ระบบบริหารจัดการความปลอดภัย อาชีวอนามัยและสิ่งแวดล้อมในการทำงาน ของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยประกอบด้วย

• นโยบาย ที่แสดงถึงเจตนารมณ์ ความมุ่งมั่นขององค์กรและฝ่ายบริหารที่จะดูแลความปลอดภัยในการทำงานให้แก่นิสิตและบุคลากรทุกคน อย่างเป็นลายลักษณ์อักษรที่เผยแพร่ให้เห็นถึงการสนับสนุน
• การจัดการองค์กร จัดตั้ง ศปอส. เพื่อเป็นหน่วยบริหารจัดการ และประสานความร่วมมือให้เกิดการนำนโยบายไปสู่การปฏิบัติ สร้างการมีส่วนร่วม จัดทำเอกสาร คู่มือ รายงานผล และการฝึกอบรม จัดระบบการสอบสวนหาสาเหตุการบาดเจ็บ เจ็บป่วย และอุบัติเหตุ เพื่อป้องกันการเกิดซ้ำ มีการจัดตั้งส่วนงาน และหน่วยงานขึ้นทำงานในลักษณะเครือข่าย
• แผนยุทธศาสตร์และแผนปฏิบัติ แสดงถึงทิศทาง เป้าหมายและกิจกรรมที่ประชาคมจุฬาฯ จะดำเนินการไปด้วยกัน
• การประเมินผลและทบทวนการจัดการ ซึ่งเป็นการติดตาม ประเมินผลสัมฤทธิ์ของการปฏิบัติงานในทุกระดับตามตัวชี้วัดที่ตกลงร่วมกัน โดยมีการตรวจประเมินระบบการจัดการอย่างน้อยปีละครั้ง และนำผลที่เกิดขึ้นมาทบทวนเพื่อปรับแผนการดำเนินงานให้สอดคล้องกับเป้าหมาย
• การแก้ไขปรับปรุง นำข้อบกพร่องและจุดอ่อนจากการดำเนินงานมาใช้ในการปรับปรุงงานเพื่อป้องกันเหตุเกิดซ้ำ และยกระดับความปลอดภัยให้ดียิ่งขึ้นซึ่งเป็นกระบวนการ PDCA (Plan-Do-Check-Act) อย่างต่อเนื่อง และสอดคล้องกับมาตรฐานความปลอดภัยในด้านที่เกี่ยวข้อง เช่น ข้อกำหนด มาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรมระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย (มอก. 18001 – 2554) ข้อกำหนด มาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรมระบบการจัดการด้านความปลอดภัยของห้องปฏิบัติการที่เกี่ยวกับสารเคมี (มอก. 2677 – 2558)

(อ้างอิงจาก คณะกรรมการความปลอดภัยด้านเคมี จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย.  ระบบการจัดการความปลอดภัย อาชีวอนามัยและสิ่งแวดล้อม จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย.  กรุงเทพฯ: ศูนย์ความปลอดภัย อาชีวอนามัยและสิ่งแวดล้อม จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย (ศปอส.), 2560.

จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยได้นำแนวคิดการจัดการเพื่อความปลอดภัยในห้องปฏิบัติการเป็นผลผลิตจากงานวิจัยโครงการยกระดับมาตรฐานความปลอดภัยห้องปฏิบัติการวิจัยในประเทศไทย (Enhancement of Safety Practice of Research Laboratory in Thailand, ESPReL) ซึ่งสำนักงานคณะกรรมการวิจัยแห่งชาติ (วช.) ให้การสนับสนุนจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยเป็นแกนนำในการดำเนินงาน โดยศูนย์ความเป็นเลิศด้านการจัดการสารและของเสียอันตราย และสถาบันวิจัยสภาวะแวดล้อม จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ดำเนินการพัฒนาระบบและเครื่องมือการบริหารจัดการความปลอดภัยห้องปฏิบัติการที่คำนึงถึงองค์ประกอบ 7 ด้าน ต่อมารู้จักกันในชื่อ ESPReL และ ESPReL Checklist ที่สามารถใช้สำรวจและประเมินความปลอดภัยด้วยตนเองให้เห็นอันตรายและความเสี่ยงในด้านต่าง ๆ เมื่อระบุสาเหตุของอันตรายได้จึงเข้าไปลดความเสี่ยงนั้นๆ ได้อย่างแม่นยำ ตรงเป้า และ ESPReL Checklist นี้คือเครื่องมือนำไปสู่ 7 องค์ประกอบของการบริหารจัดการความปลอดภัยที่สัมพันธ์และเชื่อมโยงกันแสดงดังรูป

7 องค์ประกอบหลักของการบริหารจัดการความปลอดภัย

แต่ละองค์ประกอบชี้ให้เห็นความเสี่ยงหลักแต่ละด้านที่สัมพันธ์กับความเสี่ยงด้านอื่น ๆ องค์ประกอบดังกล่าวประกอบด้วย

1. การบริหารระบบการจัดการความปลอดภัย

เริ่มต้นที่นโยบายมหาวิทยาลัยและแผนงานด้านความปลอดภัย ซึ่งถ่ายทอดลงมาเป็นนโยบายและแผนปฏิบัติในทิศทางเดียวกันสำหรับการบริหารทุกระดับ แต่รายละเอียดของการปฏิบัติอาจมีความเฉพาะเจาะจงตามลักษณะงานของแต่ละแห่งได้ มีการกำหนดบทบาทหน้าที่ ความรับผิดชอบชัดเจน และสามารถสื่อสารความสำคัญของการมีระบบการจัดการ ในรูปของเอกสาร แผน รายงาน โครงสร้างการบริหารระบบ ตลอดจนกิจกรรม เพื่อนำไปจัดสรรทรัพยากรด้านบุคลากร กำลังคน และงบประมาณสนับสนุนการปฏิบัติงานได้

2. ระบบการจัดการวัสดุในห้องปฏิบัติการ

จัดทำสารบบของสารเคมี วัสดุกัมมันตรังสี สารชีวภาพ (materials inventories) เพื่อมีระบบการจัดการที่ดี ทั้งระบบข้อมูล การจัดเก็บ การเคลื่อนย้าย และการจัดการสารที่ไม่ใช้แล้ว สำหรับสารบบของสารเคมี จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยได้จัดชุดบริหารจัดการ ChemTrack & WasteTrack2016 ไว้ให้บริการ เพื่อให้ผู้บริหารทุกระดับ รวมทั้งผู้ปฏิบัติที่เป็นผู้ป้อนข้อมูลสามารถเข้าถึงข้อมูลสารได้อย่างถูกต้องและเป็นปัจจุบัน สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการจัดการความเสี่ยง การแบ่งปันสาร การจัดสรรงบประมาณ สำหรับห้องปฏิบัติการด้านชีวภาพและด้านรังสียังต้องมีการจัดการข้อมูลสารชีวภาพและวัสดุกัมมันตรังสี เพื่อรายงานตามกฎหมายด้วย

3. ระบบการจัดการของเสียอันตราย

แนวทางและการบริหารจัดการสอดคล้องกับระบบการจัดการวัสดุในห้องปฏิบัติการ โดยจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยได้จัดชุดบริหารจัดการ ChemTrack & WasteTrack2016 ไว้รองรับข้อมูล ติดตามความเคลื่อนไหวของของเสียที่เกิดขึ้นในห้องปฏิบัติการโดยห้องปฏิบัติการต้องแยกประเภทของเสียอันตรายตามเกณฑ์ที่กำหนด เก็บในภาชนะที่ระบุประเภทของเสีย ปริมาณ แหล่งที่มา และผู้รับผิดชอบ มีการนัดหมายกับผู้ดูแลระบบ เพื่อรวบรวมส่งไปกำจัดโดยหน่วยงานภายนอกที่ได้รับอนุญาต ข้อมูลเหล่านี้จะถูกประมวลออกมาเป็นรายงานที่แสดงถึงแนวโน้มของปริมาณของเสีย รวมทั้งค่าใช้จ่ายในการกำจัดของแต่ละส่วนงาน

4. ลักษณะทางกายภาพของห้องปฏิบัติการ อุปกรณ์และเครื่องมือ

ประกอบด้วยข้อมูลเชิงสถาปัตยกรรม ลักษณะอาคาร (ภายนอก และภายในอาคาร) สภาพแวดล้อมภายในห้อง เครื่องมืออุปกรณ์ต่างๆ มีการดูแลรักษาและพร้อมใช้งาน งานวิศวกรรมต่าง ๆ เช่น งานโครงสร้าง ระบบไฟฟ้า งานสุขาภิบาลและสิ่งแวดล้อม ระบบระบายอากาศและปรับอากาศ รวมทั้งงานระบบฉุกเฉิน อุปกรณ์ฉุกเฉิน และระบบติดต่อสื่อสาร ของพื้นที่การใช้งานจริง เอื้อต่อการทำงานอย่างปลอดภัยทั้งในภาวะปกติและฉุกเฉิน

5. ระบบการป้องกันและแก้ไขภัยอันตราย

ต้องมีระบบการบริหารความเสี่ยงจากข้อมูลจริงในทุก ๆ ด้าน มีลำดับความคิดตั้งต้นจากการระบุปัจจัยเสี่ยงและการประเมินความเสี่ยง มีแผนป้องกันและความพร้อมการตอบโต้เหตุฉุกเฉิน ควรมีการกำหนดข้อปฏิบัติเพื่อความปลอดภัย กำหนดแผนฉุกเฉิน การปฏิบัติตามขั้นตอนที่กำหนด การฝึกซ้อม และการตรวจสอบอุปกรณ์เพื่อรองรับภาวะฉุกเฉิน ส่วนงานควรมีแผนผังทางหนีไฟที่ปรากฎให้เห็นอย่างชัดเจน เส้นทางหนีไฟต้องไม่มีสิ่งกีดขวาง มีป้ายเตือน มีอุปกรณ์ป้องกันภัยส่วนบุคคลที่เหมาะสม เพียงพอ และอยู่ในสภาพที่ใช้งานได้ และมีลำดับขั้นการติดต่อแจ้งเหตุที่ชัดเจนและเชื่อมโยงกับระบบกลางของอาคาร ของคณะ สถาบัน และของมหาวิทยาลัย

6. การให้ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับความปลอดภัยในห้องปฏิบัติการ

ต้องมีการสร้างความตระหนักและการให้ความรู้พื้นฐานที่จำเป็น เหมาะสม และอย่างต่อเนื่องแก่ผู้เกี่ยวข้องแต่ละกลุ่มเป้าหมายซึ่งมีบทบาทต่างกัน ตั้งแต่อาจารย์ เจ้าหน้าที่ นักวิจัย นิสิต พนักงานทำความสะอาด ผู้เข้าเยี่ยมชม รวมทั้งผู้ที่เข้ามาให้หรือรับบริการเป็นครั้งคราว มีการประเมินและกำหนดเงื่อนไขการผ่านการประเมิน ส่วนงานควรมีแผนการให้ความรู้กับบุคลากรทุกระดับ มีระบบประเมินผลระดับความรู้ที่ได้รับ และมีกิจกรรมที่จะนำไปสู่กระบวนการสร้างจิตสำนึก นอกจากหลักสูตรที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มต่าง ๆ ในฐานะผู้ใช้แล้ว ยังมีหลักสูตรเพื่อพัฒนาผู้บริหาร คณะกรรมการความปลอดภัย ตลอดจนกลุ่มผู้ดูแลห้องปฏิบัติการที่เกี่ยวข้องกับ สารเคมี สารรังสี สารชีวภาพ

7. การจัดการข้อมูลและเอกสาร

ต้องมีระบบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานอย่างปลอดภัยซึ่งเน้นที่ตัวระบบมากกว่าบุคคล สามารถสื่อสารให้เข้าใจตรงกันและส่งงานต่อกันได้เมื่อเปลี่ยนผู้รับผิดชอบ และใช้ต่อยอดความรู้ในทางปฏิบัติ ให้การพัฒนาความปลอดภัยเป็นไปได้อย่างต่อเนื่อง มีการกำหนดระดับความรับผิดชอบ โครงสร้างของระบบการบันทึกข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลและเอกสาร ประกอบด้วย รหัสเอกสาร ชื่อเอกสาร ประเภทของเอกสาร (ควบคุม – ไม่ควบคุม) ผู้รับผิดชอบ ผู้ครอบครอง สถานที่จัดเก็บ วันที่บันทึกข้อมูล และปรับปรุงข้อมูล เป็นเอกสารที่ใช้ปฏิบัติงานฉบับล่าสุด และเข้าถึงได้ง่าย โดยจัดเก็บในรูปของเอกสารหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และมีบัญชีหลักของเอกสาร

(อ้างอิงจาก คณะกรรมการความปลอดภัยด้านเคมี จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย. ระบบการจัดการความปลอดภัย อาชีวอนามัยและสิ่งแวดล้อม จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย. กรุงเทพฯ: ศูนย์ความปลอดภัย อาชีวอนามัยและสิ่งแวดล้อม จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย (ศปอส.), 2560.)

เพื่อให้การดำเนินงานเกิดผลเป็นรูปธรรม จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยได้ยึดแนวคิดเพื่อความปลอดภัย ESPReL ที่มี 7 องค์ประกอบ พร้อมทั้งพัฒนาเพิ่มเติมขึ้นเป็นชุดบริหารจัดการ ESPReL ใช้เป็นกลไกเพื่อเก็บ จัดการ และประมวลข้อมูลขององค์ประกอบต่าง ๆ ชุดบริหารจัดการดังกล่าวประกอบด้วย ระบบจัดการข้อมูลห้องปฏิบัติการ  ระบบสารสนเทศวัสดุในห้องปฏิบัติการ ควบคู่กับ Building Information Modeling (BIM) ซึ่งเป็นระบบแสดงข้อมูลทางกายภาพ (อาคารและส่วนประกอบด้านสาธารณูปโภค) โดยมีเครื่องมือสำคัญคือ ESPReL/BSL/RS Checklists ที่ใช้สำรวจห้องปฏิบัติการและเก็บข้อมูลของแต่ละองค์ประกอบผ่านระบบออนไลน์ ทำให้เห็นการจัดการและสภาพความเสี่ยงด้านต่าง ๆ ได้ด้วยตนเอง ผลที่ได้ยังแสดงจุดแข็ง จุดอ่อน ด้านต่าง ๆ ซึ่งห้องปฏิบัติการสามารถแก้ไขจุดอ่อนเพื่อยกระดับการจัดการความปลอดภัยห้องปฏิบัติการอย่างเหมาะสมและเป็นขั้นตอน

กลไกขับเคลื่อน ระบบบริหารจัดการความปลอดภัย อาชีวอนามัยและสิ่งแวดล้อม

(อ้างอิงจาก คณะกรรมการความปลอดภัยด้านเคมี จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย.  ระบบการจัดการความปลอดภัย อาชีวอนามัยและสิ่งแวดล้อม จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย.  กรุงเทพฯ: ศูนย์ความปลอดภัย อาชีวอนามัยและสิ่งแวดล้อม จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย (ศปอส.), 2560.)

ข้อมูลห้องปฏิบัติการควรแสดงถึงภาพรวมของห้องปฏิบัติการในเชิง จำนวน ขนาด ประเภท การใช้งาน (เช่น ความเกี่ยวข้องกับสารเคมี วัสดุกัมมันตรังสี หรือสารชีวภาพ) ที่ตั้งของห้องปฏิบัติการ (เลขที่ ชั้น อาคาร) ภาพรวมในระดับต่าง ๆ ภาควิชา คณะ/ส่วนงาน มหาวิทยาลัย ทั้งนี้ห้องปฏิบัติการควรมีการปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบันและสม่ำเสมอ

วัสดุในห้องปฏิบัติการส่วนใหญ่เป็นวัสดุที่นำมาใช้เพื่อการเรียนการสอน การวิจัย และการบริการวิชาการ อันได้แก่ สารเคมี วัสดุกัมมันตรังสี และสารชีวภาพ วัสดุเหล่านี้เป็นหนึ่งในปัจจัยเสี่ยงที่สำคัญของห้องปฏิบัติการ ดังนั้น การมีข้อมูลที่เป็นปัจจุบันและระบบจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพจึงเป็นเงื่อนไขสำคัญในระดับต้น ๆ ต่อการบริหารความเสี่ยง เพื่อเพิ่มความปลอดภัยในการทำงาน

ระบบจัดการข้อมูลสารเคมีและของเสียอันตราย

การจัดการข้อมูลสารเคมีและของเสียทางเคมีใช้โปรแกรม ChemTrack & WasteTrack2016 โดยมีข้อกำหนดให้ผู้ที่จะใช้บริการการนำของเสียไปกำจัดต้องลงทะเบียนและนำเข้าข้อมูลสารเคมีด้วย ในส่วนของ ChemTrack มีโครงสร้างที่สามารถใช้งานในการบริหารจัดการสารเคมี เช่น

• การบันทึกข้อมูลนำเข้า-จ่ายออกสารเคมีทั้งชนิดและปริมาณ
• การปรับปรุงข้อมูลสารเคมีให้ทันสมัย
• การรายงานเพื่อบริหารจัดการสารเคมีของหน่วยงาน

ในส่วนของ WasteTrack สามารถบันทึกข้อมูลการเก็บและติดตามความเคลื่อนไหวของประเภทของเสียอันตรายตามเกณฑ์ที่กำหนด เริ่มจากห้องปฏิบัติการบรรจุของเสียในภาชนะที่ระบุประเภทของเสีย ปริมาณ แหล่งที่มา และผู้ผลิตของเสียนั้น ๆ ให้ชัดเจน และจะมีผู้รับผิดชอบจากส่วนกลางนัดหมาย เพื่อรวบรวมส่งไปกำจัดโดยหน่วยงานภายนอกที่ได้รับอนุญาต WasteTrack สามารถรายงานของเสีย ระบุปริมาณ รวมทั้งค่าใช้จ่ายในการกำจัดของแต่ละส่วนงานได้

ระบบจัดการข้อมูลวัสดุกัมมันตรังสีและของเสียอันตราย

วัสดุกัมมันตรังสีเป็นปัจจัยเสี่ยงชนิดหนึ่งที่จำเป็นต้องมีระบบเพื่อจัดเก็บข้อมูลเพื่อใช้ในการจัดการ กำกับดูแลและการตรวจสอบ แต่นอกเหนือจากระบบข้อมูลที่เกี่ยวข้องดังกล่าวแล้ว ควรมีการกำกับดูแลข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ด้วย ได้แก่

• ข้อมูลการถือครอง ครอบครองวัสดุกัมมันตรังสี เครื่องกำเนิดรังสี ที่บ่งบอกถึงชนิด ปริมาณ สถานที่ (อาคารและห้องปฏิบัติการ) และผู้กำกับดูแล
• ข้อมูลเจ้าหน้าที่ความปลอดภัยทางรังสี เจ้าหน้าที่เทคนิคภายในจุฬาฯ ที่ได้รับใบรับรอง
• ข้อมูลของเสียสำหรับการจัดการวัสดุและเครื่องมือเกี่ยวกับรังสีที่ไม่ใช้งานแล้ว

ข้อมูลห้องปฏิบัติการที่เกี่ยวข้องกับด้านรังสี ซึ่งเป็นข้อมูลในระบบข้อมูลห้องปฏิบัติการ และข้อมูลสภาพความปลอดภัยของห้องปฏิบัติการ

ระบบจัดการข้อมูลสารชีวภาพและของเสียอันตราย

ระบบข้อมูลการจัดการสารชีวภาพเพื่อใช้ในการกำกับดูแลความปลอดภัยในกิจกรรมต่าง ๆ ได้แก่

• ข้อมูลเชื้อโรคและพิษจากสัตว์จากกิจกรรมต่าง ๆ ได้แก่ การผลิต นำเข้า ส่งออก ขาย นำผ่าน หรือมีไว้ครอบครองของส่วนงานซึ่งบ่งบอกถึงระดับความเสี่ยง สถานที่ และผู้ควบคุม
• ข้อมูลรายชื่อโครงการวิจัยที่ใช้สารชีวภาพและผ่านการประเมิน
• ข้อมูลของเสียติดเชื้อ
• ข้อมูลห้องปฏิบัติการความปลอดภัยทางชีวภาพระดับต่าง ๆ
• ข้อมูลเจ้าหน้าที่ความปลอดภัยทางชีวภาพ